Durante minha trajetória, um dos meus gerentes financeiros investiu uma reflexão marcante: "A contabilidade age como um ralo, filtrando e fornecendo dados já consolidados com benefícios. No entanto, o departamento financeiro não pode se restringir a essa função. Ele deve operar de maneira proativa e eficaz, buscando incessantemente a obtenção de dados com eficiência e, sobretudo, apoiando aqueles que geram essas informações."
Essa reflexão me levou a compreender que a controladoria não deve funcionar apenas como um filtro passivo. Sua função vai além da simples análise de dados; ela deve gerir informações para reduzir gastos desnecessários, evitar perdas de receita e impulsionar melhorias nos resultados. Isso requer o envolvimento e a capacitação de profissionais de outras áreas da empresa, que desempenham um papel fundamental na geração e utilização dos dados. Eles devem ser orientados de maneira clara e transparente sobre as práticas adequadas, fornecendo informações relevantes por meio de diagnósticos para otimizar os resultados em todos os setores.
Na verdade, o gestor financeiro desempenha um papel vital em uma empresa. Suas responsabilidades incluem uma série de atividades importantes, como a análise de mercado externo, a análise interna de fluxo de caixa, o controle diário de orçamento, o planejamento orçamentário e a comunicação interna dos resultados.
A eficiência financeira é vital para o sucesso e a sustentabilidade das empresas. Para atingir esse objetivo, é fundamental adotar estratégias e práticas que otimizem o uso dos recursos financeiros e ativos da organização, reduzam custos, aumentem a lucratividade e facilitem o acesso ao crédito.
Sintetizando as principais atividades do departamento, em ordem de importância, podemos sugerir: Planejamento Orçamentário, Gestão de Custos, Gerenciamento do Fluxo de Caixa e Gestão de Risco. Podemos conceituar cada atividade como:
O Planejamento Orçamentário: Esse processo envolve traduzir objetivos estratégicos em números, por meio de simulações, acompanhamento e revisões para adaptação. Uma análise de dados, incluindo a implementação de Indicadores Chave de Desempenho (KPI´s), ajuda a medir o progresso na direção aos objetivos estratégicos, sendo um dos primeiros passos para uma gestão eficiente de receitas e despesas.
Gestão de Custos: Este aspecto implica na avaliação constante, otimização e busca pela redução de despesas e custos operacionais, sem comprometer o fluxo de caixa e a qualidade da operação da empresa.
Análise Financeira e Gerenciamento de Caixa: Cuidar da saúde financeira a curto, médio e longo prazo, através da análise do demonstrativo de fluxo de caixa, é essencial. Isso implica em gerenciar pagamentos, controlar contas a receber e implementar as melhores práticas para melhorar a eficiência financeira, incluindo políticas de pagamento e controle de inadimplência.
Gestão de Riscos: Uma área de gestão de riscos é crucial para identificar e mitigar possíveis ameaças, garantindo assim a continuidade operacional e uma gestão financeira sólida.
É fundamental que o gestor financeiro seja capaz de comunicar dados financeiros de forma clara e acessível a todos os setores, independentemente do conhecimento financeiro de cada membro. Além disso, ele deve estar aberto a feedbacks da equipe para melhorar a comunicação interna e garantir o alinhamento com os objetivos financeiros da empresa.
Entender que uma gestão compartilhada de custos e despesas, envolvendo os gerentes departamentais, é importante. Em conjunto, eles precisam analisar mensalmente todas as discrepâncias dos valores realizados em comparação aos orçados, por meio de um sistema compartilhado. Para isso, os orçamentos precisam ser fundamentados em análises e margens de contribuição conhecida por todos, de modo que os desvios orçamentários sejam justificados. Comumente, deverão ser criadas ações de correção de curso pelos departamentos correspondentes, com o apoio do departamento financeiro. Sendo assim, o departamento financeiro não atuará apenas como um ralo, um filtro, e sim como um mediador entre o que está apostando e o que pode acontecer, com foco na precisão e eficiência dos dados financeiros.
Segue aqui alguns modelos de Ações Gerenciais e Operacionais Financeiras Compartilhadas:
• Cada gerente deve ter conhecimento e acesso ao Sistema de Gestão Financeira, onde poderá visualizar os relatórios financeiros de despesas e receitas do centro de custos que estão sob sua responsabilidade. Isso permite um gerenciamento eficaz dos custos, possibilitando ajustes ao orçamento ao longo do mês, antes mesmo do fechamento contábil.
• Deve ser realizado um prognóstico trimestralmente para avaliar o desempenho, permitindo o alinhamento de novas estratégias caso os desvios das metas impactem os resultados da empresa.
A cultura organizacional focada em resultados precisa ser divulgada para todos os níveis da empresa, incluindo o chão de fábrica. Sugerimos a implantação de 'Gestão à Vista' em departamentos, permitindo que os colaboradores compartilhem suas conquistas e desafios com base em suas metas, promovendo transparência e colaboração.
Essas ações têm como objetivo promover uma gestão mais eficiente e transparente dos recursos financeiros da empresa, possibilitando uma melhor tomada de decisão e o alcance dos objetivos organizacionais.
Alguns cases de sucesso em grandes redes hoteleiras mostram como melhoraram suas eficiências financeiras e operacionais com o envolvimento de todos, através da implementação de um plano de metas e bonificações para todos os colaboradores, desde a operação até a gestão. Essas metas são definidas por meio de desdobramentos, com diferentes pesos para cada carga, utilizando KPIs como meta de qualidade, NPS, custos e despesas, receitas, execução de procedimentos operacionais padrão (POP), desempenho individual, entre outros. Essa cultura visa promover o espírito de equipe entre os colaboradores.
A colaboração entre a equipe financeira e os demais setores da empresa é fundamental para o sucesso e a sustentabilidade do negócio. Ao longo deste artigo, exploramos como a eficiência financeira é vital para alcançar esses objetivos e como as estratégias colaborativas podem ser inovadoras para promover uma gestão mais eficaz dos recursos financeiros.
A partir da compreensão de que a controladoria não pode simplesmente filtrar dados, mas deve gerenciar informações para otimizar resultados, destacamos a importância da participação de todos os profissionais, independentemente da área de atuação, na análise e na busca por melhorias nos processos financeiros.
Além disso, discutimos a necessidade de uma gestão compartilhada de custos e despesas, enfatizando a importância de analisar regularmente os desvios orçamentários e tomar ações corretivas, em conjunto com o apoio do departamento financeiro.
Por meio de ações gerenciais e operacionais compartilhadas, como a implementação de 'Gestão à Vista' e a definição de metas e bonificações para todos os colaboradores, é possível promover um ambiente de transparência, colaboração e engajamento, contribuindo para o alcance dos objetivos organizacionais.
Portanto, ao adotar práticas colaborativas e promover a participação de todos os membros da equipe, é possível contribuir para o crescimento e a sustentabilidade da empresa a longo prazo, fortalecendo a cultura organizacional externa para resultados e promovendo o sucesso do conjunto de todos os departamentos.
Comments